こんにちは、ロジカル・アーツの岡田です。 上司に確認はしてほしいけど、「承認申請」を使用するほどでもない・・・といったことはないでしょうか？ そこで今回は承認プロセスを使わずに、上司が承認をしたかどうかを確認できるしくみを紹介します。 「承認申請」よりも簡単に使用できるしくみを取り入れることで、 業務の効率化につながると思います。 詳細は次から説明します。
しくみの動作について
まずはじめに、今回紹介するしくみで実現できることを説明します。 しくみの動作としては、チェックボックスにチェックが付けられると、 チェックを付けた「ユーザ」と「時間」が転記されます。 また、チェックされ、「ユーザ」と「日付」に情報が入っていれば、 そのレコードは上司の承認が下りた物とします。 「チェック①」にチェックを付けると
「チェック①」にチェックした「ユーザー」と「時間」が転記されます。
「チェック②」にチェックを付けると
「チェック②」にチェックした「ユーザー」と「時間」が転記されます。
「チェック①」か「チェック②」のチェック外すと
チェックを外した項目に関連する情報が空欄になります。
準備する項目について
しくみを作成するにあたって準備するものを紹介します。
データ型が「チェックボックス」の項目2つ
データ型が「参照関係(ユーザ)」の項目2つ
データ型が「日付/時間 」の項目2つ 以上合計6項目になります。
また、情報の正確性を上げるために「参照関係(ユーザ)」と「日時型」の項目は、「参照のみ」で設定することを推奨します。
フローの処理について
まず、フローの全体像を紹介します。
動作のイメージとしては、「チェック①」と「チェック②」がどのように更新されたか分岐を得て、
最後にレコードを更新するといった流れになります。
今回は、3つに分けて解説を行います。
トリガー条件 ～ ユーザ情報取得
トリガー条件
「チェック①」か「チェック②」の項目が更新されたときにフローが起動します。
ユーザ情報の取得
「チェックユーザ(参照関係)」の情報を格納するために、「変数」を作成します。
「変数」は「テキスト」型で、以下画像のものを2つ作成します。
※API参照名は異なる値で作成して下さい。
「変数」を作成したら、
「$Record＿チェックユーザ(参照関係)①＿id」と
「$Record＿チェックユーザ(参照関係)②＿id」を「変数」にそれぞれ割り当て
ユーザー情報を格納します。
チェック①の分岐内容
「チェック①」がどのように更新されたか、分岐を行って判断します。 設定方法は以下となります。
結果を実行するタイミングの設定
【〇フローの実行をトリガーしたレコードが条件の要件を満たすように更新された場合のみ】
にチェックを付けます。
チェックを付けることで更新に応じた分岐が可能となります。
※設定方法は、以下画像のように設定します。
分岐内容
チェックを付けて更新した場合
「チェックユーザ(参照関係)①」の情報を格納している「変数①」に「最終更新者」を割り当てます。
また、チェック時間を更新するために、「チェック時間①」に現在時刻を割り当てます。
現在時刻を割り当てるために、データ型が「日付/時間 」の数式を1つ作成します。
※数式の内容は、以下画像のものになります。
チェックを外して更新した場合
「チェックユーザ(参照関係)①」の情報を格納している「変数①」に
「空文字」を割り当てます。
また、「チェック時間①」も同様に「空文字」を割り当てます。
上記の割り当てを行うことで、両項目を「空欄」にして更新することができます。
更新しなかった場合
チェック②の分岐内容～レコードの更新
チェック②の分岐内容
「チェック②」がどのように更新されたか、分岐を行って判断します。
設定する値は【チェック①の分岐内容】で設定した値を「チェック②」用の項目に
値を変えて設定するというイメージになります。
※以下画像は「False」へ向かう条件を記載しております。
チェックを付けて更新した場合
チェックを外して更新した場合
「チェックユーザ(参照関係)②」情報を格納している「変数②」に「空文字」を割り当てます。
また、「チェック時間②」も同様に「空文字」を割り当てます。
上記の割り当てを行うことで、両項目を「空欄」にして更新することができます。
レコードの更新
【フローをトリガーしたレコードを使用】にチェックを付けてください。
トリガーレコードの「チェックユーザ(参照関係)①」に「変数①」を割り当てます。
トリガーレコードの「チェックユーザ(参照関係)②」に「変数②」を割り当てます。
それぞれ割り当てることで、
「チェックボックス」にチェックした「ユーザ」と「時間」の情報を転記してレコードが更新されます。
さいごに
今回は承認プロセスを使わずに、承認申請を行ったかのようなことができるしくみを紹介しました。
このしくみを使うメリットを最後に2つ紹介します。
1点目は、レポートで表示することができることです。
承認プロセスを活用した場合、
誰が、いつ、レコードを承認したかレポートで見ることができません。
その為、レコード上に、チェックした「ユーザ」と「時間」の情報を残すことで、
レポートにして情報を表示することができます。
また、未承認レコード一覧レポートを作成することもできるため、
承認忘れの防止につながるかと思います。
2点目は、簡単に承認申請ができることです。
1日に100件、200件近くの承認申請が行き来する会社の場合、
1件、1件、「承認申請」を送り、確認する流れが大変になることもあります。
その際、今回紹介したしくみを導入することで、
効率よく、承認申請を行うことができるかと思います。
この記事が参考になれば幸いです。
